Call recording til grossist-, handels- og servicevirksomheder

Der stilles til stadighed større og større krav til dén service, som kunder forventer af deres leverandører. Et godt værktøj til at udvikle og sikre en god telefonbetjening i kundeserviceafd. og ordremodtagelsen, er optagelse af telefonsamtaler.

Med udgangspunkt i konkrete samtaler, kan den enkelte medarbejder modtage konstruktiv træning, og få hjælp til personlig udvikling.

Ligeledes vil et Call Recording system sikre dokumentation af hvilke ordre er modtaget på telefonen, hvor meget blev bestilt, i hvilken kvalitet, størrelse og alle øvrige vigtige detaljer. Blev der evt. aftalt noget specielt mht. pris og levering ?

I mange tilfælde bruges aflytningen af en netop afsluttet optaget samtale, til at udfærdige en bestilling, så eventuelle misforståelser fanges inden der opstår kostbare fejl.

Systemer til optagelse – også kaldet ”Call Recording” findes I mange forskellige størrelser – varierende fra en enkel boks, som optager direkte fra telefonen, og op til serverløsninger, som optager hundredevis af telefonsamtaler hver dag.

Det er vigtigt at vælge den rigtige løsning, der både matcher aktuelle behov og udviklingsplaner. Alle vore Call Recording systemer er uafhængige af, hvilken telefoniløsning virksomheden har.

Uanset, så er der nogle rigtig gode grunde til at overveje implementering af Call Recording i organisationen.

 

Dokumentation

Hvem ringede, hvordan præsenterede han sig, hvad sagde han, hvilket nummer blev der ringet fra, hvornår blev der ringet?

Dokumentation af hvad er aftalt og bestilt !
 Hvor mange blev bestilt, hvilken størrelse og farve ?
 Blev der aftalt noget specielt omkring pris, levering o. lign.

Alle disse værdifulde data opsamles automatisk I Call Recording serveren, og er med til at gøre det hurtigt og enkelt, på et senere tidspunkt at finde den ønskede lydfil via standard internet browser på computeren, og evt. afspille den med det samme.

Vi leverer Call Recording løsninger, der kan integreres med eksisterende datasystemer, som økonomi/ERP programmer eller kundestyrings/CRM systemer. Med en sådan integration kan de optagelserne indekseres med f.eks. medarbejder-ID, kundeidentifikation, sagsnummer og andre avancerede faciliteter.

Ligeledes kan der med funktionen “Screen Recording” laves en kobling med data fra en computerskærm, som “fanges” og gemmes sammen med samtalen.

De optagede og gemte lydfiler er tilgængelige på recording serveren i den ønskede tid, hvorefter de automatisk slettes eller overføres til et back-up medie, efter eget valg. Oftest indgår dette backup medie i virksomhedens normale back-up rutiner.

 

Tryghed og sikkerhed

Løsninger til samtaledokumentation, Call Recording systemer, anvendes I større og større udstrækning til at uddanne og træne medarbejdere i telefon-receptionen, så de på forhånd er trænet i, hvad de skal foretage sig, hvis de modtager et “usædvanligt” opkald, hvor de oplever en truende adfærd eller ubehageligt sprog.

Vi kan levere Call Recording systemer hvor de optagede lydfiler stort set ikke komprimeres inden lagring på harddisk, hvilket gør at alle nuancer og betoninger I samtalen sikres, og kan genhøres.

Lagrede informationer kan krypteres, således der ikke kan ske misbrug af forretningskritiske data og fortrolige oplysninger.

Lagring af data sker i beskyttet format, for at sikre der ikke efterfølgende kan ændres på samtalens indhold.

Brugeradgang til Call Recording systemet er beskyttet via adgangskode og password. På denne måde kan systemadministrator definere præcist, hvilke samtaler den enkelte bruger kan få adgang til, samt tildele rettigheder til andre funktioner som aflytte, kopiere eller tilføje noter mv.

De oprettede brugere på Call Recording systemet kan struktureres i afdelinger/undergrupper med egne fælles brugerprofiler.

For bruger med rettighed til det, er det muligt at downloade optagelser fra Call Recording systemet til deres egen computer.

Alternativt kan brugeren e-maile en lydfil fra Call Recording systemet til egen mailbox.

Uanset hvilken kopieringsmetode der benyttes, så er det kun en kopi af den oprindelige lydfil man modtager. Den originale ligger stadig på serveren.

Gemte lydfiler kan kun slettes af autoriseret rettighedshaver.

Samtidig opsamles automatisk en log i systemet over hvem der har været logget ind på serveren, og evt. hvilke samtaler, der er lyttet til.

Systemadministrator kan løbende tilpasse og korrigere, hvilke telefoner/lokalnumre der dokumenteres samtaler på og hvilke der skal undlades. Således kan man sikre medarbejderne, at der altid er en ”fri telefon”, hvorfra der kan foretages personlige samtaler.

 

Er du interesseret, se her hvordan vort RECORDIT Value koncept hjælper jer med at få den optimale effekt i medarbejderudvikling via optagede samtaler i kundecentret, eller læs lidt mere her om teknikken bag Call Recording system til ISDNtil digitale systemtelefoner (TDM), til SIP/VoIP forbindelser eller til analoge liner og Radiosystemer.